Responsabile della protezione dei dati: perché non lo abbiamo nominato

Talenty S.r.l. non ha nominato un responsabile della protezione dei dati, avendo verificato l'insussistenza dei presupposti dell'articolo 37, paragrafo 1, lettere b) e c), del Regolamento UE 2016/679.

Il referente per le questioni di protezione dei dati è Alessandro Ardit, legale rappresentante, raggiungibile a info@talenty.green. Non è un responsabile della protezione dei dati e non viene presentato come tale in nessun documento.

Questa valutazione è documentata e datata, e viene riesaminata al ricorrere delle condizioni indicate al punto 06.

L'articolo 37, paragrafo 1, obbliga il titolare privato in due ipotesi, che vanno verificate separatamente.

• Lettera b): le attività principali consistono in trattamenti che, per loro natura, ambito di applicazione o finalità, richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala.
• Lettera c): le attività principali consistono nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati o di dati relativi a condanne penali e reati.

Le due ipotesi richiedono entrambe che ricorra la larga scala, e la lettera b) richiede in più che il trattamento sia di monitoraggio.

Che il trattamento di dati di candidati sia l'attività principale di Talenty è vero, e non serve negarlo: è una boutique di ricerca e selezione, e i curriculum sono la materia prima del lavoro. La verifica si sposta quindi sugli altri due requisiti.

Monitoraggio regolare e sistematico significa osservazione continuativa del comportamento di una persona nel tempo: tracciamento della navigazione, geolocalizzazione, videosorveglianza, profilazione comportamentale ricorrente. Valutare la candidatura di una persona per una posizione, anche più volte nell'arco di anni, non è osservarne il comportamento: è esaminare informazioni che la persona stessa ha fornito, in momenti discreti e su sua iniziativa.

Talenty non effettua alcun tracciamento dei candidati, non ne osserva l'attività online al di fuori dell'esame del profilo professionale al momento della ricerca, e non applica alcun sistema di punteggio, classificazione o ordinamento automatico dei profili.

Va aggiunto un limite che deriva dal titolo autorizzatorio. Talenty è iscritta alla sola sezione 4 dell'albo, ricerca e selezione del personale: opera su incarico di un'azienda cliente e per una posizione determinata, non svolge attività di intermediazione fra domanda e offerta di lavoro, che è una sezione diversa dell'albo e richiede una autorizzazione che Talenty non ha. Questo delimita per legge il perimetro dell'attività, e con esso la natura dei trattamenti che ne derivano.

Categorie particolari di dati possono comparire nei curriculum senza essere state richieste. Non costituiscono però l'attività principale, non sono oggetto di valutazione, non vengono comunicate ai clienti e, dove isolabili, vengono rimosse prima dell'archiviazione. La politica dichiarata nell'informativa ai candidati è di non trattarle affatto.

Fa eccezione l'appartenenza alle categorie protette della legge 68/1999, trattata ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 2, lettera b), quando la posizione lo richiede. Si tratta di un trattamento circoscritto alle sole posizioni riservate al collocamento mirato.

Dati giudiziari e illeciti disciplinari non vengono trattati in alcun caso, nemmeno se offerti spontaneamente dal candidato.

La banca dati contiene, a oggi, un numero di profili stimato in circa cinquantamila, comprensivo di duplicati non ancora consolidati. È un numero che va dichiarato e non taciuto: chi legge questa valutazione lo chiederebbe comunque.

Il criterio adottato per contarli è il seguente. Profilo attivo: record riferito a una persona distinta, deduplicato per indirizzo email, con almeno un contatto utile documentato negli ultimi quarantotto mesi e non presente nella lista di soppressione. La deduplicazione riduce il numero, perché la stessa persona può essersi candidata più volte nel tempo.

La banca dati non viene interrogata in modo sistematico. Le ricerche partono quasi sempre da candidature ricevute per la posizione in corso: i profili storici vengono ripresi in via del tutto residuale, e nella maggior parte dei casi perché è la persona stessa a ricandidarsi. Un archivio conservato non è un archivio lavorato, e la differenza è rilevante rispetto al requisito della regolarità e sistematicità.

Quel numero non è, da solo, decisivo. I criteri del Gruppo di lavoro articolo 29 sulla larga scala (WP243) considerano il numero di interessati insieme al volume e alla varietà dei dati, alla durata e all'ampiezza geografica del trattamento. Ma soprattutto, il requisito della lettera b) non è il numero: è il monitoraggio, e quello non ricorre per le ragioni del punto 03. Un archivio ampio di curriculum non diventa monitoraggio per il fatto di essere ampio.

Il numero è però la ragione per cui questa valutazione ha una scadenza e non è definitiva. Il consolidamento dell'archivio e la conservazione a quarantotto mesi dall'ultimo contatto utile, adottata contestualmente, riducono progressivamente i profili effettivamente attivi.

La nomina viene riesaminata al verificarsi di una qualsiasi di queste condizioni.

• L'introduzione di qualunque forma di punteggio, classificazione o ordinamento automatico dei candidati, generata da intelligenza artificiale o da altro sistema.
• L'assunzione in outsourcing della gestione dei processi di selezione dei clienti, che sposterebbe Talenty nel ruolo di responsabile del trattamento su volumi non propri.
• L'avvio di attività che comportino osservazione continuativa dei candidati nel tempo.
• Una crescita significativa dei profili attivi dopo il consolidamento dell'archivio.
• In ogni caso, un riesame periodico con cadenza annuale.

Talenty S.r.l., Via Antonio da Mestre 19, 30174 Venezia (VE), partita IVA 04468120276. Referente per la protezione dei dati: Alessandro Ardit, info@talenty.green.

Su richiesta forniamo il registro delle attività di trattamento, le valutazioni di bilanciamento sui trattamenti fondati sul legittimo interesse e le nomine dei responsabili.